Wie man ein Gantt-Diagramm in Excel erstellt

Im Mittelpunkt des Projektmanagements steht eine einfache Idee: Man muss wissen, was man aufbauen will, welche Schritte man dazu unternehmen muss und wie lange die einzelnen Schritte dauern.

Klingt einfach genug, oder? Aber wie Ihnen jeder erfahrene Projektmanager sagen wird, bleibt es selten so. Plötzlich ändern sich die Fristen, der Umfang der Arbeiten nimmt zu, die Ressourcen ändern sich, oder Ihr Team wird für die Arbeit an verschiedenen Projekten aufgeteilt. Um auf dem richtigen Weg zu bleiben, egal was passiert, brauchen Sie eine Möglichkeit, schnell zu sehen, was zu tun ist, den Fortschritt zu verfolgen und zu sehen, was hinter der nächsten Kurve auf Sie zukommt.

Gantt-Diagramm-Vorlage Excel-Screenshot

Gantt-Diagramm-Excel-Vorlage
Wir haben eine einfache Gantt-Diagramm-Excel-Vorlage für Sie zusammengestellt, die Sie kostenlos verwenden können.

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Gantt-Diagramme sind eines der mächtigsten Werkzeuge, um Ihren Weg von 0-100% zu sehen und zu erkennen, wo sich Probleme einschleichen könnten. Mit einem Gantt-Diagramm erhalten Sie einen schnellen, intuitiven Überblick über jede Aufgabe entsprechend ihrer zeitlichen Verpflichtung und ihrer Abhängigkeiten (d.h. was getan werden muss, bevor Sie diese Aufgabe erledigen können).

Wie die meisten Aspekte des Projektmanagements sind Gantt-Diagramme einfach im Konzept, aber etwas komplizierter in der Ausführung.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch alles, was Sie darüber wissen müssen, wie (und wann) Sie Gantt-Diagramme verwenden können, und zeigen Ihnen bewährte Verfahren für ihre Erstellung. Außerdem zeigen wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie mit Microsoft Excel und anderen leistungsfähigeren Projektmanagement-Tools Ihre eigenen erstellen können.

Wir empfehlen Ihnen, zuerst die Vorlage herunterzuladen und dem Leitfaden zu folgen.

Warum (und wann) ein Gantt-Diagramm verwenden

Ein Gantt-Diagramm ist eine visuelle Darstellung von Aufgaben im Laufe der Zeit, die für die Planung von Projekten fast jeder Größe und Komplexität unglaublich nützlich ist. Mit einem Gantt-Diagramm können Sie schnell sehen:

die Start- und Enddaten des Projekts
Jede einzelne Projektaufgabe und wer für sie verantwortlich ist
Wann die Aufgaben beginnen und enden und wie lange sie dauern sollten
Wie sich Aufgaben gruppieren, überlappen und voneinander abhängen
Der Fortschritt des Projekts und ob Sie den Zeitplan einhalten
Mit anderen Worten: Ein Gantt-Diagramm kann von jedem verwendet werden, der ein Projekt leitet oder einfach nur den Überblick behalten möchte. Die meisten modernen Projektmanagement-Tools wie Planio bieten Gantt-Diagramme als Option zur Anzeige Ihrer Aufgaben an, obwohl sie ursprünglich auf Papier geschrieben wurden.

Gantt-Diagramm-Screenshot

Gantt-Diagramme sind nicht nur hervorragend geeignet, um den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten. Die visuelle Darstellung hat aber auch noch einige andere große Vorteile.

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Zunächst fördert ein Gantt-Diagramm die detaillierte Planung. Durch die einfache Auflistung Ihrer Aufgaben zwingt es Sie, diese in die kleinsten Teile zu zerlegen, um ihre Abhängigkeiten zu sehen (die Grundlage des Aufgabenmanagements!). Außerdem zwingt es Sie, sich das Projekt bis zum Abschluss vorzustellen, anstatt in der unordentlichen Mitte zu stecken.

Als nächstes zeigen Gantt-Diagramme potenzielle Risiken und die Überlastung der Ressourcen auf. Mit klar geplanten Zeitplänen können Sie schnell erkennen, wo die Erwartungen hoch sein könnten und Sie mehr Ressourcen (entweder Zeit, Mitarbeiter oder Geld) benötigen.

Und schließlich sind Gantt-Diagramme leicht zu lesen, was sie zu einem hervorragenden Werkzeug für die Verbesserung der Projektkommunikation macht. Jeder versteht ein grundlegendes Balkendiagramm, das zusätzliche Klarheit und Motivation für das Einhalten von Fristen schafft.